Ekspor-impor sering terlihat rumit karena melibatkan banyak pihak, banyak dokumen dan dua negara dengan aturan berbeda. Kuncinya adalah memahami siapa melakukan apa, lalu melihat bahwa setiap transaksi sebenarnya terdiri dari tiga aliran yang berjalan bersamaan: aliran barang, aliran dokumen dan aliran uang.
Para pihak utama
- Eksportir (penjual/shipper) — pihak yang menjual dan mengirim barang ke luar negeri. Eksportir menyiapkan barang, kemasan, invoice dan packing list.
- Importir (pembeli/consignee) — pihak yang membeli dan menerima barang di negara tujuan. Importir bertanggung jawab atas kewajiban impor di negaranya, misalnya bea masuk dan pajak impor.
- Freight forwarder — pengatur pengiriman. Forwarder memesan ruang di kapal atau pesawat, mengatur trucking, menggabungkan muatan kecil (konsolidasi) dan sering membantu dokumen.
- PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan) / customs broker — pihak yang diberi kuasa mengurus pemberitahuan pabean (PEB atau PIB) atas nama eksportir atau importir. Banyak forwarder juga memiliki izin PPJK.
- Pelayaran (shipping line) atau maskapai — pengangkut yang benar-benar membawa barang. Pelayaran menerbitkan bill of lading, maskapai atau agennya menerbitkan air waybill.
- Bank — memproses pembayaran, misalnya transfer (T/T) atau letter of credit (L/C). Pada L/C, bank memeriksa kesesuaian dokumen sebelum membayar.
- Perusahaan asuransi — menanggung risiko kerusakan atau kehilangan barang selama perjalanan (asuransi kargo/marine cargo insurance), sesuai polis.
Di luar daftar ini masih ada otoritas pemerintah seperti Bea Cukai (DJBC), karantina dan operator terminal pelabuhan.
Tiga aliran dalam satu transaksi
| Aliran | Isi | Contoh pihak |
|---|---|---|
| Barang | Gudang eksportir → trucking → terminal/CFS → kapal atau pesawat → terminal tujuan → gudang importir | Eksportir, forwarder, pelayaran, terminal |
| Dokumen | Invoice, packing list, PEB, B/L atau AWB, SKA, sertifikat → dikirim ke importir atau bank | Eksportir, PPJK, pelayaran, bank |
| Uang | Pembayaran harga barang, ongkos angkut, bea dan pajak, premi asuransi | Importir, bank, eksportir |
Ketiga aliran ini harus sinkron. Barang yang sudah tiba tetapi dokumennya belum lengkap akan tertahan di pelabuhan dan bisa menimbulkan biaya penumpukan. Sebaliknya, eksportir yang menyerahkan B/L asli sebelum dibayar menanggung risiko kehilangan kendali atas barang.
Contoh alur sederhana
Contoh hipotetis: PT Contoh Ekspor menjual kopi sangrai ke pembeli di Jepang.
- Penjual dan pembeli menyepakati harga, jumlah, cara bayar dan Incoterms (misalnya FOB atau CIF).
- Eksportir menyiapkan barang, invoice dan packing list, lalu menunjuk forwarder.
- Forwarder memesan ruang (booking) ke pelayaran, mengatur kontainer dan trucking.
- PPJK menyampaikan PEB ke Bea Cukai; setelah mendapat persetujuan ekspor, barang boleh dimuat.
- Kapal berangkat, pelayaran menerbitkan B/L.
- Dokumen dikirim ke pembeli atau melalui bank; pembeli membayar sesuai kesepakatan.
- Di Jepang, importir mengurus kepabeanan impor dan mengambil barang.
Gambaran moda laut dan udara
Laut cocok untuk volume besar dan barang yang tidak mendesak. Biaya per unit umumnya lebih rendah, tetapi waktu tempuh lebih lama. Muatan dikirim sebagai FCL (satu kontainer penuh untuk satu pengirim) atau LCL (digabung dengan muatan pengirim lain).
Udara cocok untuk barang bernilai tinggi, ringan, mudah rusak atau mendesak. Waktunya jauh lebih cepat, tetapi tarifnya lebih tinggi dan dihitung berdasarkan berat terhitung (chargeable weight). Detailnya dibahas di pelajaran keempat.
Pembagian tanggung jawab biaya dan risiko antara penjual dan pembeli diatur dengan Incoterms 2020 yang diterbitkan ICC. Pelajari ringkasannya di Panduan Incoterms 2020.
Dengan peta pihak dan tiga aliran ini, pelajaran berikutnya akan lebih mudah diikuti: legalitas usaha, dokumen, lalu moda dan biaya.