Dokumen ekspor impor adalah rangkaian berkas yang membuktikan apa yang dikirim, siapa penjual dan pembelinya, bagaimana barang diangkut, dan bahwa kewajiban pabean serta karantina sudah dipenuhi. Inti paket dokumen hampir selalu sama: commercial invoice, packing list, dokumen angkut (B/L atau sea waybill), dan pemberitahuan pabean (PEB untuk ekspor, PIB untuk impor). Dokumen lain ditambahkan sesuai jenis barang, negara tujuan, cara pembayaran, dan Incoterms yang disepakati.
Dokumen inti dan fungsinya
Commercial invoice
Commercial invoice adalah tagihan resmi penjual kepada pembeli. Isinya nama dan alamat para pihak, uraian barang, kode HS, jumlah, harga satuan, total nilai, mata uang, syarat penyerahan (misalnya FOB Tanjung Priok), dan syarat pembayaran. Bea Cukai di negara tujuan memakai invoice sebagai dasar nilai pabean, jadi nilainya harus jujur dan konsisten dengan dokumen lain. Anda dapat menyusunnya dengan pembuat commercial invoice.
Packing list
Packing list merinci isi setiap kemasan: jumlah karton atau palet, isi per kemasan, berat bersih, berat kotor, dimensi, dan volume. Petugas pemeriksa, surveyor, dan gudang tujuan mengandalkan dokumen ini. Gunakan pembuat packing list agar total berat dan CBM terhitung otomatis.
Bill of lading atau sea waybill
Bill of lading diterbitkan pelayaran atau NVOCC setelah barang dimuat (on board) atau diterima untuk dimuat. B/L berfungsi sebagai tanda terima barang, bukti kontrak pengangkutan, dan dokumen kepemilikan. Sea waybill memiliki fungsi pertama dan kedua, tetapi bukan dokumen kepemilikan. Pada transaksi L/C, bank biasanya mensyaratkan B/L asli yang "clean on board".
Certificate of origin (SKA)
Certificate of origin atau Surat Keterangan Asal (SKA) membuktikan negara asal barang. SKA preferensi diajukan melalui e-SKA Kemendag dan memungkinkan importir di negara mitra memperoleh tarif bea masuk lebih rendah berdasarkan perjanjian dagang seperti ATIGA, ACFTA, atau RCEP. Ketentuan asal barang (rules of origin) berbeda untuk tiap perjanjian, jadi periksa sumber resmi.
PEB dan NPE (ekspor)
PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang, BC 3.0) diajukan eksportir atau PPJK secara elektronik ke Bea Cukai. Setelah PEB diterima dan, bila perlu, barang diperiksa, terbit NPE (Nota Pelayanan Ekspor) yang menjadi dasar barang boleh dimuat ke kapal. Ketentuan kepabeanan ekspor diatur antara lain dalam PMK No. 155/PMK.04/2022.
PIB dan SPPB (impor)
PIB (Pemberitahuan Impor Barang, BC 2.0) diajukan importir atau PPJK beserta pembayaran bea masuk dan pajak impor. Setelah penjaluran (hijau, kuning, merah, atau fasilitas prioritas) dan pemeriksaan selesai, Bea Cukai menerbitkan SPPB sebagai izin mengeluarkan barang dari kawasan pabean.
Dokumen pendukung lain
- Sertifikat asuransi: diterbitkan perusahaan asuransi, wajib untuk CIF dan CIP.
- Sertifikat fitosanitari dan sertifikat kesehatan: untuk produk tumbuhan, hewan, dan ikan, diterbitkan Badan Karantina Indonesia (Barantin).
- Sertifikat fumigasi: dari perusahaan fumigasi terdaftar, untuk komoditas tertentu atau kemasan kayu yang tidak berlabel ISPM 15.
- Delivery order: dari pelayaran atau agen di pelabuhan tujuan, untuk mengambil kontainer.
- Izin lartas: izin atau laporan surveyor untuk barang larangan dan pembatasan, diproses melalui INSW sesuai komoditasnya.
Tabel dokumen, penerbit, dan waktunya
| Dokumen | Penerbit | Kapan dibuat | Dipakai oleh |
|---|---|---|---|
| Commercial invoice | Penjual (eksportir) | Sebelum PEB, setelah order final | Bea Cukai, bank, pembeli |
| Packing list | Penjual (eksportir) | Setelah barang dikemas | Bea Cukai, gudang, surveyor |
| Shipping instruction | Eksportir/forwarder | 1–3 hari sebelum closing dokumen | Pelayaran (draf B/L) |
| PEB → NPE | Eksportir/PPJK → Bea Cukai | Sebelum barang masuk/dimuat | Terminal, pelayaran |
| SKA/COO | Instansi penerbit SKA (via e-SKA) | Sekitar tanggal pengapalan | Bea Cukai negara tujuan |
| Fitosanitari/kesehatan | Barantin | Setelah pemeriksaan, sebelum muat | Karantina negara tujuan |
| Sertifikat fumigasi | Perusahaan fumigasi | Setelah fumigasi, sebelum muat | Karantina, pembeli |
| Sertifikat asuransi | Perusahaan asuransi | Sebelum risiko berpindah | Pembeli, bank |
| B/L atau sea waybill | Pelayaran/NVOCC | Setelah kapal berangkat | Pembeli, bank |
| PIB → SPPB | Importir/PPJK → Bea Cukai | Saat barang tiba | Terminal, importir |
| Delivery order | Pelayaran/agen tujuan | Setelah B/L diserahkan dan biaya lunas | Terminal tujuan |
Urutan waktu sangat penting. Banyak keterlambatan terjadi karena SKA atau sertifikat karantina baru diurus setelah kapal berangkat, padahal bank atau pembeli memerlukannya bersama B/L.
Dokumen menurut cara pembayaran
Cara pembayaran ikut menentukan siapa memegang dokumen dan kapan. Pada pembayaran T/T di muka, eksportir biasanya mengirim salinan dokumen lalu melakukan telex release setelah dana diterima. Pada T/T setelah pengapalan, B/L asli sering ditahan sampai pelunasan. Pada letter of credit, bank hanya membayar bila dokumen yang diserahkan sesuai syarat L/C: jumlah lembar asli, uraian barang, tanggal pengapalan, pelabuhan, dan dokumen tambahan seperti SKA atau sertifikat inspeksi. Satu salah ketik pada uraian barang bisa menjadi discrepancy yang menunda pembayaran atau dikenai biaya. Karena itu, baca syarat L/C sebelum menyusun invoice dan shipping instruction, bukan sesudahnya.
Untuk impor, importir sebaiknya meminta salinan draf dokumen sebelum kapal tiba: invoice, packing list, B/L, SKA, dan sertifikat karantina. Dengan begitu PPJK dapat menyiapkan PIB dan memeriksa kebutuhan izin lartas lebih awal.
Contoh perhitungan konsistensi dokumen
Misalkan eksportir mengirim 400 karton sandal, 24 pasang per karton, ke pembeli di Malaysia dengan harga USD 2,15 per pasang. Ukuran karton 500 × 400 × 300 mm, berat bersih 11,5 kg dan berat kotor 12,5 kg per karton.
| Data | Perhitungan | Hasil |
|---|---|---|
| Jumlah pasang | 400 × 24 | 9.600 pasang |
| Nilai invoice | 9.600 × USD 2,15 | USD 20.640 |
| Volume | 400 × 0,06 m³ | 24 m³ |
| Berat bersih | 400 × 11,5 kg | 4.600 kg |
| Berat kotor | 400 × 12,5 kg | 5.000 kg |
Angka 400 karton, 4.600 kg, 5.000 kg, dan 24 m³ harus sama persis di invoice, packing list, shipping instruction, PEB, dan draf B/L. Volume 24 m³ muat di kontainer 20 feet, tetapi bandingkan dulu biaya LCL dan FCL. Berat kotor kargo ini juga menjadi komponen VGM kontainer bersama berat tara kontainer dan material pengaman. Tanda pada karton dibuat dengan pembuat shipping mark.
Kesalahan umum
- Angka berbeda antar-dokumen. Selisih jumlah kemasan atau berat antara packing list dan PEB dapat memicu pemeriksaan fisik atau penolakan dokumen oleh bank.
- Uraian barang terlalu umum. "Spare parts" atau "general cargo" tidak cukup; tulis uraian yang sesuai kode HS.
- Consignee dan notify party keliru. Kesalahan nama di B/L sulit dikoreksi setelah terbit dan dapat menimbulkan biaya amandemen.
- Incoterms tidak sinkron. Invoice tertulis CIF tetapi tidak ada sertifikat asuransi, atau tertulis FOB tetapi eksportir membayar freight. Pelajari panduan Incoterms 2020.
- Dokumen karantina terlambat. Pemeriksaan Barantin dan fumigasi butuh waktu; jadwalkan sebelum closing time.
- B/L asli belum diterima di tujuan. Kontainer tertahan dan biaya demurrage dan detention terus berjalan.
Mulai dari daftar periksa
Setiap pengiriman punya kombinasi dokumen yang berbeda. Gunakan daftar periksa dokumen ekspor impor untuk menyusun kebutuhan berdasarkan arah pengiriman, jenis barang, dan Incoterms, lalu rencanakan susunan muatan di planner 3D agar angka karton, berat, dan volume di dokumen sesuai dengan isi kontainer sebenarnya. Daftar ini bersifat panduan umum; persyaratan tiap komoditas dan negara dapat berubah, jadi periksa sumber resmi Bea Cukai, INSW, dan Barantin sebelum mengirim.